Le fichier client : un élément clé pour réussir votre campagne de mailing postal !
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Le fichier client est en effet un point clé dans la réussite d’une campagne de mailing postal. Pour que votre campagne soit efficace, il est important de disposer d’un fichier client à jour et bien ciblé. Voici 3 points à prendre en compte lors de la gestion de votre fichier client :
Point n°1 : La mise à jour régulière de votre fichier client avant ou après la campagne grâce aux PND
L’adresse postale est une donnée précieuse et peut subir des changements : déménagement, décès, incomplète ou mal libellé. Sa mise à jour est une obligation légale selon l’article 5 du Règlement Général sur la Protection des Données.
Un courrier adressé peut revenir en PND (Pli Non Distribuable) anciennement NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée). Ils sont retournés à l’expéditeur avec la nature du renvoi spécifiée par une étiquette apposée par le facteur.
Il est important de disposer et de mettre régulièrement les informations à jour sur vos clients pour deux raisons : vous gardez le contact avec vos clients et vous évitez les PND (plis non distribués).
Une campagne de mailing postal vous permet d’obtenir ces informations suite aux retours des PND. Si vous confiez l’envoi de votre campagne de mailing postal à une société de routage comme le Groupe Diffusion Plus qui dispose d’un centre de traitement des PND avec sa filiales Regroup’Eure. Les PND sont reçus, numérisés pour une remontée des informations avec/sans précision du motif du PND par fichier à intégrer dans votre CRM.
Cette prestation est une vraie mine d’or pour optimiser vos fichiers clients. Cela vous permet de mettre à jour et corriger votre fichier client après votre campagne pour lancer les prochaines à partir d’un fichier client optimisé et de meilleure qualité.
Point n°2 : Le ciblage et la segmentation de votre campagne de courrier
Segmenter votre fichier client en différentes catégories (par exemple en fonction de l’âge, du genre, de l’adresse géographique, etc.) est source de réussite et d’efficacité pour votre campagne. Vous enverrez ainsi des offres personnalisées qui correspondront mieux aux centres d’intérêt, aux attentes et aux besoins de vos clients et aura plus de chance d’engager votre destinataire et de réagir à votre message.
Point n°3 : La correction et la normalisation de votre fichier avant l’envoi de votre campagne
Pour assurer une qualité de l’adresse, vous pouvez confier votre fichier au Groupe Diffusion Plus peut se charger de réaliser les Traitements Informatiques de l’Adresse (TIA). Chacune des filiales de Groupe Diffusion Plus offre un audit TIA gratuit de votre fichier client pour mettre en exergue les corrections à apporter et les litiges ou rejets sur les adresses analysées.
Voici les différents traitements sur le fichier client et les adresses que nous vous proposons pour limiter au maximum les PND mais surtout le plus important, garder le contact avec vos clients et parer à la perte structurelle de votre base d’adresse de 5 à 10% de volume par an :
– Votre objectif : NORMALISER vos adresses
o Avec le Traitement RNVP (Restructuration, Normalisation et Validation Postale) pour veiller à la qualité du libellé de l’adresse pour le corriger. Le traitement RNVP consiste à :
Restructurer : Identifier chaque élément de l’adresse pour le positionner dans le champ correspondant
Normaliser : Supprimer tous les signes de ponctuation, mettre en majuscules les lignes d’adresses… = Mise en conformité avec la norme AFNOR XPZ 10-11.
Valider Postalement : Comparer l’adresse par rapport aux référentiels géographiques de LA POSTE
o Avec le Dédoublonnage (Opération de détection de doublons d’un même destinataire au sein d’une seule base de données) et la déduplication (Opération de détection de doublons d’un même destinataire au sein de plusieurs fichiers avec une règle de gestion d’adresses à conserver/ rejeter à définir en amont) de vos bases
– Votre objectif : IDENTIFIER les déménagés et récupérer la nouvelle adresse
o Avec le Traitement Estocade pour identifier les déménagés dans votre base pour les écarter. Le traitement Estocade® permet de détecter une adresse PND suite à un déménagement (contrats à termes échus). Ces informations sont stockées dans une base de données La Poste Estocade®.
o Avec le Traitement Charade pour identifier vos clients ayant déménagés et ajouter leur nouvelle adresse. En moyenne 50% des adresses des déménagés sont réinjectées dans vos bases. Un traitement Charade® consiste à identifier les anciennes adresses des individus ayant récemment déménagés et à les remplacer par les nouvelles adresses correspondantes si la personne l’a autorisé. Le traitement Charade® s’effectue en prenant en compte les déménagements sur les 3 ans précédents et couvre environ 50 % des changements d’adresses.
Point n°4 : Le respect de la règlementation pour les campagnes de mailing postal
Dans le cadre du RGPD, il n’est pas obligatoire de demander le consentement préalable du destinataire pour envoyer une campagne de mailing postal contrairement à de l’emailing ou du SMS. En revanche, une information doit être claire précisant qu’à tout moment ils ont la possibilité de se désinscrire de votre liste de diffusion et de s’opposer au traitement de leurs données. Vous devez préciser a minima sur votre site internet la marche à suivre et auprès de qui en faire la demande.
